Tietosuojaseloste

Tässä selosteessa kerrotaan, mitä henkilötietoja Mailmoni käsittelee, miksi ja kuinka kauan, ja ketkä muut niitä käsittelevät. Aimosti Oy on tässä selosteessa kuvattujen tietojen rekisterinpitäjä. Tietosuojakysymykset: Raine Laurila, info@mailmoni.com.

Mitä tietoja käsittelemme, miksi ja kuinka kauan

• Käyttäjätunnus: sähköpostiosoitteesi, nimesi jos annat sen, salasanasi tiiviste ja kaksivaiheisen tunnistautumisen asetukset. Tarvitsemme niitä kirjautumiseen ja tunnusta koskeviin viesteihin (sopimus). Säilytämme ne, kunnes poistat tunnuksesi.
• Organisaatio: sen nimi, jäsenet ja heidän roolinsa, verkkotunnukset ja asetukset (sopimus). Organisaation poistaminen päättää pääsyn heti, ja sen tiedot poistetaan 30 päivän kuluessa.
• Raportit: koontiraportit ja TLS-raportit, joita postilaatikkopalvelut lähettävät verkkotunnuksistasi (sopimus). Niissä on verkkotunnuksia, IP-osoitteita ja määriä. Säilytysaika riippuu paketista: 30 päivää Starter-paketissa, 13 kuukautta Pro-paketissa, 25 kuukautta Teams-paketissa ja 37 kuukautta Enterprise-paketissa. Raporteista lasketut päivittäiset määrät ja lähettäjät IP-osoitteineen säilytetään 30 päivää pidempään, jotta kaaviot eivät katkea äkillisesti. Lähde, jolle olet antanut nimen, säilytetään, kunnes poistat nimen tai sen verkkotunnuksen.
• Forensic-raportit: postilaatikkopalvelu voi lähettää myös yksittäisestä epäonnistuneesta viestistä forensic-raportin, jossa voi olla sähköpostiosoitteita. Näitä raportteja käsittelemme asiakkaan lukuun, ja asiakas on niiden rekisterinpitäjä. Oletuksena poistamme raporttia lukiessamme jokaisesta osoitteesta @-merkkiä edeltävän osan, aiheen ja viestin sisällön, ja poistamme alkuperäisen. Organisaatio voi valita, että täydet raportit säilytetään tai että kaikki hylätään. Niiden säilytysaika on sama kuin muiden raporttien.
• Laskutus: maksavan ylläpitäjän sähköpostiosoite, organisaation laskutusosoite ja ALV-tunniste sekä laskut. Stripe säilyttää ne maksujen veloittamiseksi, ja kirjanpitolaki edellyttää laskujen säilyttämistä (sopimus ja lakisääteinen velvoite). Organisaation poistaminen ei poista sen tietoja eikä laskuja Stripestä. Ne säilytetään vähintään kuusi vuotta laskun vuoden päättymisestä. Stripe lähettää meille myös kopion kustakin laskutustapahtumasta samoine tietoineen, ja säilytämme kopiot 90 päivää.
• Lähettämämme sähköpostit: kunkin lähettämämme viestin vastaanottaja, aihe ja aika, jotta näemme toimitusongelmat (oikeutettu etu). Säilytysaika on 90 päivää.
• Palvelinlokit: kunkin pyynnön IP-osoite, aika ja polku tietoturvaa ja vikojen selvittämistä varten (oikeutettu etu). Säilytysaika on 30 päivää.
• Kirjautumisen suojaus: kirjautumis-, rekisteröitymis- ja salasanan nollausyritysten ja vastaavien määrät IP-osoitteittain salasanojen arvailun ja väärinkäytön hidastamiseksi (oikeutettu etu). Ne vanhenevat tunnin kuluessa ja poistetaan seuraavana yönä.
• Tukiviestit: mitä kirjoitat meille sähköpostilla tai tukilomakkeella, antamasi osoite ja, jos olet kirjautuneena lomaketta käyttäessäsi, organisaatiosi ja niiden paketit. Tarvitsemme niitä vastataksemme sinulle (oikeutettu etu tai sopimus, jos olet asiakas). Lomake säilyttää kopionsa ja IP-osoitteesi lähetysrajaa varten 30 päivää. Keskustelu säilyy tukipostilaatikossamme kolme vuotta sen päättymisestä, mikä on Suomen yleinen vanhentumisaika, ja poistetaan sen jälkeen.

Kaikki edellä mainittu on myös salatuissa öisissä varmuuskopioissamme. Öinen varmuuskopio säilytetään 30 päivää. Kymmenen viimeisintä ennen ohjelmistopäivitystä otettua varmuuskopiota säilytetään, kunnes uudemmat korvaavat ne.

Missä tiedot ovat

Mailmoni toimii Hetznerin palvelimella Helsingissä. Varmuuskopiot salataan palvelimellamme ennen kuin ne lähtevät sieltä, ja ne tallennetaan Cloudflare R2 -tallennustilaan EU-lainkäyttöalueelle. Raportit saapuvat sähköpostina suoraan palvelimellemme.

Ketkä muut käsittelevät tietoja

• Hetzner Online GmbH, Saksa: palvelin.
• Cloudflare, Inc., Yhdysvallat: DNS, yhteys selaimesi ja palvelimemme välillä sekä varmuuskopioiden tallennus EU:ssa.
• Zoho Corporation B.V., Alankomaat: lähettää sähköpostimme ZeptoMailin kautta ja ylläpitää tukipostilaatikkoamme EU:n datakeskuksessaan.
• Stripe Payments Europe, Ltd., Irlanti: veloittaa maksut ja säilyttää laskutustiedot.

Cloudflare ja Stripen emoyhtiö ovat Yhdysvalloissa. Tietojen siirto niille perustuu EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen ja Euroopan komission vakiosopimuslausekkeisiin. Mailmoni ei käytä analytiikkaa eikä mainosseurantaa. Ainoa kolmannen osapuolen skripti on Cloudflare Turnstile rekisteröitymis- ja salasanan palautuslomakkeissa. Se tarkistaa, että lomaketta täyttää ihminen. Se toimii Cloudflaren kehyksessä ja käyttää IP-osoitettasi ja selaimesi tietoja vain tähän tarkistukseen.

Evästeet

Mailmoni asettaa vain toimintaansa tarvittavat evästeet: yhden, joka pitää sinut kirjautuneena, yhden, joka suojaa lomakkeita sivustojen väliseltä pyyntöjen väärentämiseltä, yhden, joka vie lyhyen ilmoituksen, kuten vahvistuksen, seuraavalle sivulle, ja yhden, joka muistaa kielesi, jos valitset sen. Julkiset sivut eivät aseta evästeitä.

Oikeutesi

Voit pyytää kopion henkilötiedoistasi, pyytää meitä korjaamaan tai poistamaan ne, rajoittamaan tai lopettamaan niiden käsittelyn ja antamaan ne koneluettavassa muodossa. Kirjoita osoitteeseen info@mailmoni.com. Vastaamme kuukauden kuluessa. Voit myös tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle, tietosuoja.fi.

Selosteen muutokset

Muutamme tätä selostetta, kun käsittelemämme tiedot tai niiden käsittelijät muuttuvat. Sivun yläreunan päivämäärä kertoo, milloin seloste viimeksi muuttui. Ilmoitamme organisaation ylläpitäjille sähköpostilla muutoksesta, joka koskee heitä.