Kuka korjaa vian: minä, lähettävä palvelu vai sähköpostipalveluni?

Yleensä korjaat sen itse, jommassakummassa kahdesta paikasta: verkkotunnuksesi DNS-asetuksissa tai postia lähettävän palvelun asetuksissa. Lähettävä palvelu korjaa asiat, joita vain se hallitsee: sen, voiko se allekirjoittaa postin sinun verkkotunnuksellasi, ja palvelimiensa maineen. Sähköpostipalvelusi eli yritys, joka ylläpitää postilaatikoitasi, korjaa omat palvelimensa ja edelleenvälityksen, jonka se hoitaa puolestasi. Vastaanottaja voi siirtää viestin pois roskapostista, mutta hylättyä viestiä hän ei saa perille. Alla olevien vaiheiden avulla löydät tilanteesi kolmesta asiasta, jotka näet itse: palautusviestistä, viestin otsikkotiedoista ja DMARC-raporteistasi.

1. Kenen postia se on?

• Lähetit sen oman verkkotunnuksesi osoitteesta. Siirry vaiheeseen 2.
• Palvelu lähetti sen omasta osoitteestaan, esimerkiksi lasku, joka tulee sinun nimelläsi laskutuspalvelun verkkotunnuksesta. Se verkkotunnus, sen tietueet ja sen maine kuuluvat palvelulle. Kuka korjaa: lähettävä palvelu. Jos palvelu voi lähettää postin myös sinun verkkotunnuksestasi, voit ottaa sen käyttöön, ja silloin vaihe 2 koskee sitä.
• Lähetit sen jonkun muun verkkotunnuksen osoitteesta, esimerkiksi gmail.com-osoitteesta operaattorisi lähtevän postin palvelimen kautta. Vain verkkotunnuksen omistaja päättää, mitkä palvelimet saavat lähettää postia sen nimissä. Google vaatii kaikilta lähettäjiltä, ettei lähettäjäkenttä tekeydy Gmail-osoitteeksi. Kuka korjaa: sinä. Lähetä Gmail-osoitteesta Gmailin oman palvelimen kautta. Operaattori ei voi antaa palvelimelleen lupaa lähettää postia gmail.com-osoitteiden nimissä.
• Joku muu lähetti sen sinulle, ja se palautui tai meni roskapostiin matkalla. Siirry vaiheeseen 7.

2. Palautuiko viesti vai menikö se roskapostiin?

• Viesti tuli takaisin virheilmoituksen kanssa. Se on palautusviesti. Siirry vaiheeseen 3.
• Viesti meni perille, mutta vastaanottajan roskapostikansioon. Siirry vaiheeseen 4.
• Kukaan ei löydä viestiä, eikä palautusviestiä tullut. Pyydä vastaanottajaa katsomaan roskapostikansiostaan. Jos viesti on siellä, siirry vaiheeseen 4.

3. Mitä palautusviestissä lukee?

Palautusviestissä on vastaanottavan palvelimen vastaus: koodi ja lause, yleensä englanniksi. Gmail julkaisee omat koodinsa, ja nämä viisi näyttävät tärkeimmät tapaukset:

• 550 5.7.26 (mitä se tarkoittaa) ja lause Unauthenticated email from domain-name is not accepted due to domain's DMARC policy. Gmail jatkaa: Contact the administrator of domain-name domain if this was legitimate email. Jos posti oli asiallista, ota siis yhteys verkkotunnuksen ylläpitäjään. Posti ei läpäissyt DMARC-tarkistusta verkkotunnuksellesi. Siirry vaiheeseen 4.
• 421 4.7.32 (mitä se tarkoittaa): lähettäjäkentän verkkotunnus ei ole yhdenmukainen sen verkkotunnuksen kanssa, jolle SPF tai DKIM meni läpi. Gmail rajoittaa, kuinka paljon tällaista postia se ottaa vastaan. Siirry vaiheeseen 4.
• 550 5.7.1 ja lause This message is likely unsolicited email. Gmail esti viestin todennäköisenä roskapostina, eikä vastaus mainitse todentamista. Lue Miksi viestit menevät roskapostiin, vaikka SPF, DKIM ja DMARC menevät läpi?
• 550 5.1.1 ja lause The email account that you tried to reach does not exist. Osoitetta ei ole olemassa. Kuka korjaa: sinä. Tarkista osoitteen kirjoitusasu.
• 552 5.2.2 ja lause The recipient's inbox is out of storage space and inactive. Vastaanottajan postilaatikko on täynnä. Kuka korjaa: vastaanottaja.

Myös Outlook.comin koodi 5.7.515 tarkoittaa, että posti hylättiin puutteellisen todentamisen takia (mitä se tarkoittaa). Mitä palautusviestin virhekoodi tarkoittaa? kertoo muut koodit. Mitä Google, Yahoo ja Microsoft vaativat sähköpostin lähettäjiltä lainaa sen koko tekstin. Siirry vaiheeseen 4.

4. Läpäiseekö posti DMARC-tarkistuksen verkkotunnuksellesi?

Lähetä viesti omaan Gmail-osoitteeseesi, avaa se ja valitse Lisää ja sitten Näytä alkuperäinen. Otsikkotietojen rivillä, joka alkaa sanalla Authentication-Results, lukee dmarc=pass tai dmarc=fail ja verkkotunnus, jota tulos koskee. DMARC-raporttisi näyttävät saman tuloksen kaikesta verkkotunnuksesi nimissä lähetetystä postista palvelu kerrallaan. Kohta Varmista, että läpäisy koskee sinun verkkotunnustasi selittää rivin osat.

• Posti läpäisee tarkistuksen mutta menee silti roskapostiin. Syy on DMARCin ulkopuolella: roskapostiprosentissa, maineessa, sisällössä tai edelleenvälityksessä. Kuka korjaa: sinä sen osalta, mitä lähetät ja kenelle, ja lähettävä palvelu palvelimiensa maineen osalta. Miksi viestit menevät roskapostiin, vaikka SPF, DKIM ja DMARC menevät läpi? käy ne läpi yksitellen.
• Posti ei läpäise tarkistusta, tai DMARC-tulosta ei ole. Siirry vaiheeseen 5.

5. Mikä palvelu sen lähetti?

Samalla rivillä smtp.mailfrom kertoo verkkotunnuksen, jonka SPF tarkisti, ja header.d tai header.i DKIM-allekirjoituksen verkkotunnuksen. Kun jompikumpi on palvelun verkkotunnus eikä sinun, posti tuli siitä palvelusta.

• Oma postilaatikkosi: posti, jonka kirjoitat Microsoft 365:ssä, Google Workspacessa tai webhotellisi webmailissa. Sähköpostipalvelusi antaa sinulle SPF- ja DKIM-tietueet, ja ne lisätään verkkotunnuksesi DNS-asetuksiin. Kuka korjaa: sinä tai se, joka muuttaa DNS-asetuksiasi (vaihe 6). Jos palvelun DKIM-asetus puuttuu tai ei kytkeydy päälle, sen korjaa palvelun tuki. Google Workspacen ja Microsoft 365:n oppaissa ovat vaiheet.
• Muu palvelu: uutiskirjepalvelu, asiakkuudenhallinta, verkkokauppa, asiakastuki tai laskutuspalvelu. Sen pitää allekirjoittaa postisi sinun verkkotunnuksellasi, ja sitä kutsutaan omaksi DKIMiksi. Oman postilaatikkosi DKIM ei kata sitä. Kuka korjaa: sinä, palvelun asetuksissa ja DNS-asetuksissasi. Jos palvelu ei pysty allekirjoittamaan verkkotunnuksellasi, pyydä sitä palvelun tuelta. DKIMin käyttöönotto lähettävässä palvelussa kertoo vaiheet.
• Verkkosivusi: yhteydenottolomake tai verkkokauppa, joka lähettää postia verkkopalvelimeltaan. Posti ei läpäise DMARC-tarkistusta, ellei SPF-tietueesi mainitse palvelinta tai palvelin allekirjoita postia verkkotunnuksellasi. Kuka korjaa: sivuston tekijä tai ylläpitäjä, joka ohjaa postin postilaatikkosi tai lähettävän palvelun kautta.
• Palvelin, jota kukaan ei tunnista: joku voi lähettää postia sinun nimissäsi. Mikään omissa asetuksissasi ei korjaa hänen postiaan. Tiukempi DMARC-käytäntö pyytää postilaatikkopalveluja hylkäämään sen. Opas Tuntemattoman lähteen tunnistaminen kertoo, mitä tarkistaa.

6. Kuka muuttaa DNS-asetuksiasi?

Tietueet lisätään verkkotunnuksesi DNS-asetuksiin siinä palvelussa, jossa niitä hallitaan. Se on yleensä webhotellisi tai sähköpostipalvelusi tai yritys, jolta ostit verkkotunnuksen. Jos pääset kirjautumaan sinne, teet muutoksen itse. Muuten sen tekee verkkosivusi tehnyt digitoimisto tai IT-yhteyshenkilösi, ja lähetät hänelle kunkin tietueen nimen ja arvon. Näin se toimii -sivulla on viesti, jonka voit välittää sellaisenaan, ja siinä on esimerkkitietueet. Verkkotunnuksesi sivu Mailmoni-palvelussa antaa omat tietueesi.

7. Sinulle lähetetty posti

Kun jonkun muun verkkotunnuksesta lähetetty posti palautuu tai menee roskapostiin matkalla sinulle, ratkaisevat sen verkkotunnuksen asetukset. Gmailin palautusviesti sanoo saman: ota yhteys lähettävän verkkotunnuksen ylläpitäjään. Kuka korjaa: lähettäjä. Välitä hänelle palautusviesti tai tämä sivu.

Poikkeus on posti, joka epäonnistuu vain sinun puolellasi tehdyn edelleenvälityksen takia, esimerkiksi säännön, joka välittää työpostisi toiseen postilaatikkoon. Edelleenvälitys rikkoo SPF:n, ja viestiin matkalla tehdyt muutokset rikkovat DKIMin. Kuka korjaa: se, joka hoitaa edelleenvälityksen, eli IT-yhteyshenkilösi tai sähköpostipalvelusi. Google neuvoo edelleenvälittäjiä vaihtamaan kuoren lähettäjäksi edelleenvälittävän verkkotunnuksen ja jättämään DKIMin suojaamat osat ennalleen. Lisää kohdassa Kun edelleenvälittävä osoite on sinun.

Mitä vastaanottaja voi tehdä

Vastaanottaja ei voi perua hylkäystä, koska viesti ei koskaan päässyt hänen postilaatikkoonsa. Google ei myöskään hyväksy sähköpostipalvelujen pyyntöjä lisätä lähettäjiä sallittujen listalle. Roskapostikansiossa oleva viesti on eri asia. Gmailissa vastaanottaja avaa Lisää-valikosta kansion Roskasisältö, valitsee viestin ja painaa Ei roskasisältöä. Googlen mukaan saman lähettäjän viestit eivät sen jälkeen mene roskapostikansioon. Se korjaa yhden postilaatikon, ei vian syytä.

Löydä muutos Mailmoni-palvelusta

Korjaa lähde, joka ei läpäise DMARC-tarkistusta näyttää, missä Mailmoni nimeää kunkin lähteen muutoksen ja kertoo, tehdäänkö se lähettävässä palvelussa vai DNS-asetuksissasi.