Miksi laskuni menevät roskapostiin?

Katso ensin, mistä osoitteesta asiakkaasi saama lasku tulee. Jos osoite on omassa verkkotunnuksessasi, laskutuspalvelu lähettää postia sinun nimissäsi. Palvelu on silloin otettava käyttöön verkkotunnuksellesi, muuten sen posti ei läpäise DMARC-tarkistusta, ja tarkistuksen läpäisemätön posti päätyy todennäköisemmin roskapostikansioon. Jos osoite on palvelun oma, mikään verkkotunnuksesi DNS:ssä ei vaikuta siihen. Palvelun omat tietueet ratkaisevat, läpäiseekö posti tarkistukset, ja loput ratkaisevat vastaanottajan suodattimet.

Kenen osoitteesta lasku tulee?

Lähetä lasku itsellesi ja katso lähettäjän osoitetta, älä sen vieressä näkyvää nimeä. Jotkin palvelut näyttävät yrityksesi nimen oman osoitteensa kanssa. Netvisor tekee niin.

• Osoite omassa verkkotunnuksessasi, esimerkiksi laskutus@example.com: lue Lasku tulee omasta verkkotunnuksestasi.
• Osoite palvelun verkkotunnuksessa, esimerkiksi noreply@netvisor.fi: lue Lasku tulee palvelun osoitteesta.

Lasku tulee omasta verkkotunnuksestasi

Palvelu lähettää postia sinun nimissäsi, joten postilaatikkopalvelut tarkistavat sen verkkotunnuksesi perusteella. Posti läpäisee DMARC-tarkistuksen vain, kun palvelu allekirjoittaa sen DKIM-allekirjoituksella verkkotunnuksesi nimissä tai lähettää sen palautusosoitteella, joka on verkkotunnuksessasi ja jonka SPF-tietueesi sallii. Siihen asti posti ei läpäise tarkistusta. Käytännöllä p=none se toimitetaan silti perille, mutta tarkistuksen läpäisemätön posti päätyy todennäköisemmin roskapostiin. Käytännöllä p=quarantine se menee roskapostiin, ja käytännöllä p=reject se hylätään.

1. Ota palvelussa käyttöön DKIM verkkotunnuksellesi ja julkaise palvelun antamat tietueet. Ohje DKIMin käyttöönotto lähettävässä palvelussa kertoo vaiheet.
2. Jos palvelu ei voi allekirjoittaa postia verkkotunnuksesi nimissä, kysy, voiko se lähettää laskut omasta osoitteestaan niin, että vastausosoite on sinun. Mailmoni-palvelussa lähteen selitys kertoo silloin, ettei palvelu voi allekirjoittaa postia verkkotunnuksellasi, ja kohta Kun palvelu ei voi allekirjoittaa verkkotunnuksellasi luettelee vaihtoehdot.

DMARC-raporteissasi palvelu näkyy lähteenä. Mailmoni kirjoittaa lähteelle lauseen, joka nimeää palvelun ja kertoo, mitä puuttuu, esimerkiksi että palvelua ei ole otettu käyttöön verkkotunnuksellesi. Ohje Korjaa lähde, joka ei läpäise DMARC-tarkistusta käy korjauksen läpi.

Lasku tulee palvelun osoitteesta

Silloin posti on palvelun. Sen verkkotunnus on palvelun, ja palvelun omat SPF-, DKIM- ja DMARC-tietueet ratkaisevat, läpäiseekö se tarkistukset. Mikään julkaisemasi tietue ei muuta sitä. Tämä posti ei myöskään näy DMARC-raporteissasi, koska ne koskevat vain postia, jonka From-osoite on verkkotunnuksessasi.

• Aseta oma osoitteesi vastausosoitteeksi, jotta asiakkaiden vastaukset tulevat sinulle.
• Pyydä asiakasta, jolle laskut eivät tule perille, lisäämään palvelun osoite sallittuihin lähettäjiin ja tarkistamaan mahdollinen erillinen roskapostisuodatin.
• Ota yhteyttä palvelun tukeen, jos ongelma toistuu. Posti on palvelun korjattava.

DMARC kertoo postilaatikkopalvelulle ainoastaan, tuleeko posti todella siitä verkkotunnuksesta, jonka se nimeää. Postilaatikkopalvelut katsovat myös viestin sisältöä ja sitä, kuinka usein ihmiset merkitsevät postia roskapostiksi.

Procountor

Procountorin lähettämiä sähköposteja käsittelevän ohjeen mukaan lasku lähetetään aina Procountorin omasta osoitteesta no-reply@procountor.com. Asiakkaan vastaus menee osoitteeseen, joka on tallennettu yrityksen perustietojen Yhteyshenkilöt-osion kenttään Laskutuksen yht.hlön sähköpostiosoite. Jos kenttä on tyhjä, vastaus menee laskun lähettäneen käyttäjän Omat tiedot ja asetukset -sivulla olevaan sähköpostiosoitteeseen.

Maksumuistutukset saattavat toimia toisin, ja kaksi Procountorin ohjetta kertoo asiasta eri tavalla. Saman ohjeen mukaan muistutuksen lähettäjäosoite haetaan ensin samasta laskutuksen yhteyshenkilön kentästä, sitten muistutuksen lähettäneen käyttäjän omista tiedoista, ja osoitetta no-reply@procountor.com käytetään vasta, kun molemmat ovat tyhjiä. Yrityksen perustietoja käsittelevän ohjeen mukaan sama kenttä on sekä laskujen että maksumuistutusten vastausosoite (Reply-To). Katso siksi perille tulleen maksumuistutuksen From-osoite, esimerkiksi itsellesi lähettämäsi tai asiakkaan sinulle edelleenvälittämän muistutuksen. Jos osoite on no-reply@procountor.com, palvelun osoitteesta tulevan laskun ohjeet pätevät. Jos osoite on omassa verkkotunnuksessasi, muistutus läpäisee DMARC-tarkistuksen vain, jos Procountor allekirjoittaa sen verkkotunnuksesi nimissä, eikä kumpikaan ohje kuvaa siihen asetusta. Raporttisi näyttävät silloin, läpäisevätkö muistutukset tarkistuksen: Procountor näkyy niissä lähteenä omalla lauseellaan.

Maventa

Maventan mukaan kaikki sähköpostilaskut lähetetään osoitteesta noreply@mail.maventa.com, eikä osoitetta voi muuttaa. Vastaus menee näistä ensimmäiseen olemassa olevaan osoitteeseen: Maventan laskuasetuksiin tallennettu yhteyssähköposti, API-käyttäjän sähköpostiosoite ja yrityksen sähköpostiosoite. Maventan laskut ovat siis Maventan postia, ja palvelun osoitteesta tulevan laskun ohjeet pätevät.

Maventa kertoo myös, ettei lasku siirry virhetilaan, jos sähköposti päätyy roskapostiin. Isoja liitteitä sisältävistä laskuista se neuvoo varmistamaan, että vastaanottaja todella sai ne.

Visma Netvisor

Netvisor lähettää kaikki viestit omasta osoitteestaan noreply@netvisor.fi. Myyntilaskuissa ja maksumuistutuksissa lähettäjän nimenä näkyy yrityksesi nimi. Netvisor allekirjoittaa postinsa DKIM:llä ja julkaisee omalle verkkotunnukselleen SPF- ja DMARC-tietueet.

Aseta oma osoitteesi kohdassa Myynti > Perustiedot ja asetukset > Sähköpostien saateviestit > Lähettäjän sähköpostiosoite. Sinne tulevat vastaukset ja Netvisorin virheviestit, kun sähköpostilla lähetettyä laskua ei saada toimitettua. Jos asiakas ei saa Netvisorin postia, Netvisor neuvoo häntä sallimaan osoitteen noreply@netvisor.fi ja tarkistamaan mahdollisen erillisen roskapostisuodattimen tai välityspalvelimen. Visma Netvisorin opas kertoo lisää.